Mejora la gestión de ventas con un ERP integrado

Lograr una mejora significativa en la gestión de ventas con un ERP integrado está al alcance de tu mano. Sencillamente, se trata de elegir aquellas que resultan más convenientes para cada escenario y, por supuesto, darles el tratamiento correcto para lograr nuestro objetivo.

La dispersión de datos hace que sea difícil lograr una visión de 360 grados tanto de los clientes como del propio negocio. La información duplicada, por su parte, provoca también que las actualizaciones a través de los diversos sistemas se haga de forma manual. Con lo que ello implica, en este caso, a nivel de tiempo y posibles errores al trasladar los datos. Si a todo ello le sumamos una más que previsible falta de automatización, tanto para publicar los cursos o enviar notificaciones, no solo puede llegar a ralentizar las operaciones. Sino que, también, puede afectar de manera negativa a la experiencia del usuario. Algo que, en última instancia, puede incluso llegar a comprometer la viabilidad del negocio. Sin olvidar, además, que toda esta dispersión puede representar también un serio riesgo latente a nivel de seguridad y cumplimiento normativo.

Cómo mejorar la gestión de productos con un ERP integrado: escenario previo

Abordemos ahora todo lo comentado previamente por medio de un caso práctico. Un caso que demuestra cómo la elección del ERP adecuado puede desembocar efectivamente en una mejora de la gestión de ventas. El cliente que solicita nuestros servicios ofrece cursos y formaciones, tanto presenciales como on line. En su caso, encontrarmos esa dispersión entre múltiples herramientas, desincronizadas y sin ningún tipo de integración entre ellas, que ya hemos señalado como más que posible punto de conflicto.

Hasta el momento de nuestra intervención, usaban las siguientes herramientas:

• Un software para gestionar los cursos y llevar a cabo la planificación en función de una base de datos en la que se encontraban tanto profesores como proveedores.
• Otro software diseñado para permitir la inscripción a los cursos desde un formulario vincularo a WordPress y que, además, gestionaba tanto los pagos on line como los asistentes.
• WordPress, para generar la página web en la que se publicaban de manera manual tanto los cursos como posts personalizados, enlazados en este caso al software de inscripciones on line.
• Mailchimp, para tareas de marketing y mailing, sin conexión alguna con el resto de aplicaciones.
• Zoom, para llevar a cabo los cursos y formaciones on line.

Toda la amalgama de soluciones que venía utilizando este cliente era capaz de satisfacer sus necesidades específicas en múltiples ámbitos. Pero presentaba, no obstante, a su vez, dos grandes problemas. Por un lado, una tremenda falta de cohesión. Y, por el otro, la generación de silos aislados de información, que dificultan a su vez una correcta gestión de dicha información. Los conocimientos, como suele decirse, son poder. Siempre y cuando, podemos añadir, seamos capaces de relacionar entre sí dichos conocimientos.

Cómo mejoramos el escenario previo por medio de un ERP integrado

Para permitirle a este cliente ofrece un mejor servicio, en primer lugar, decidimos llevar a cabo la implementación de Dynamics 365 Customer Insights. Desde allí se gestiona toda la base de datos, en la que se encuentran los cursos, los profesores, los proveedores, los miembros de los equipos internos y los alumnos. La gestión documental, a su vez, queda integrada también en cada curso por medio de la propia integración entre Dynamics 365 y SharePoint.

La gestión de calendario que incorpora Dynamics, a su vez, nos permite organizar mejor los diferentes cursos.

Los cursos, con este sistema, se gestionan por etapas. Cada etapa, a su vez, desencadena automatismos, tanto internos, para coordinar al equipo, como externos, para enviar notificaciones por correo a profesores y alumnos. En este caso, las tecnologías que aplicamos son Power Automate y Teams, para la coordinación interna, y, de nuevo, Power Automate, en conjunción en este caso con Outlook, para las notificaciones por correo.

Con este sistema, además, la publicación de cursos en WordPress ya no es necesario hacerla de manera manual. En cuanto un curso alcanza la etapa de comunicación, se publica de manera automática en la web en formato borrador. Gracias, en este caso, a la integración de Power Automate con la API de WordPress. Así, el equipo de marketing y SEO puede encargarse de añadir la información necesaria para que su posicionamiento sea el deseado. Y, una vez publicado, se enlaza directamente a su vez con la nueva pasarela de pago.

Esta pasarela, por su parte, ha sido desarrollada directamente en Power Pages, está conectada a la base de datos Dataverse de Dynamics 365 Customer Insights con informes de Power BI y se integra con la pasarela de pago de una prestigiosa entidad bancaria. Así, los alumnos, además de insicribirse y pagar los cursos, pueden ver su historial de inscripciones y consultar otros cursos activos desde una única plataforma online.

A nivel de mailing, Dynamics 365 Customer Insights permite llevar a cabao recorridos en tiempo real, con plantillas personalizadas. En esencia, el sitio web WordPress funciona como la vitrina de marketing, mientras que la plataforma online conectada a Dynamics 365 gestiona todo el ciclo de vida del curso y las inscripciones. Ofreciendo, de esta manera, un control total y una visión completa de lo que ocurre en cada momento.

En cuanto a las formaciones y cursos on line, finalmente, la plataforma escogida para llevarlas a cabo es, en este caso, también Teams. Así, eliminamos la necesidad de software externo e, incluso, es posible crear equipos dedicados en Teams para formaciones online. Facilitando, de esta manera, la gestión y el seguimiento del curso con la documentación integrada en el propio equipo.

¿Quieres más información? Contacta con nosotros

Esta transformación que acabamos de describir le ha permitido a nuestro cliente optimizar recursos, mejorar la experiencia de sus usuarios y asegurar una operación más eficiente y más segura. Gracias, en este caso a la integración y automitazación que permiten las herramientas con tecnología Microsoft que hemos aplicado. Si quieres más información a este respecto, o tienes alguna duda que desees plantearnos, ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de darte todas las respuestas que necesites. Sin compromiso.

Desde AWERTY, ante todo, queremos convertirnos en tu partner tecnológico de refencia. Nuestro objetivo es guiarte y ayudarte, para que puedas aprovechar todo lo que la transformación digital y la irrupción de las nuevas herramientas con IA generativa pueden hacer para modernizar y optimizar tu negocio. Nuestros casi 30 años de experiencia en el sector de las Tecnologías de la Información y la satisfacción de nuestros más de 2.500 clientes son nuestras mejores cartas de presentación.