Cinco claves para organizar una videoconferencia con éxito
Hay cinco claves para organizar una videoconferencia con éxito. Hoy en día, dominarlas es vital. Las empresas han tenido que aprender a ser más flexibles con sus trabajadores. Las prácticas de trabajo actuales ya no obligan a estar siempre presentes en los mismos espacios, sino que potencian el teletrabajo o la relación a distancia. A eso hay que sumar que las propias compañías han comprendido que los desplazamientos no siempre salen a cuenta – y también son mucho más conscientes en términos de responsabilidad medioambiental, lo que lleva a eliminar viajes innecesarios – y que se pueden establecer relaciones sólidas con sus clientes a distancia.
En el día a día de las organizaciones se ha instalado ya con fuerza la videoconferencia empresarial. La tecnología ha hecho que estas videollamadas sean productivas y eficientes y que la calidad de la imagen y el sonido creen una cierta ilusión de estar en el mismo espacio.
Pero, para sacar el mejor partido de las videollamadas, las empresas necesitan tener claro varios puntos. Deben comprender ciertas pautas básicas sobre cómo organizar una videoconferencia y qué deben pedir a la tecnología que se lo permite.
Cinco claves para organizar una videoconferencia
1. El momento debe ser el más adecuado
Para ello, hay que elegir con cuidado qué día y qué momento se ajustan mejor a las necesidades de la plantilla. También hay que evitar aquellos momentos en los que los trabajadores estarán más cansados o más dispersos. Un viernes por la tarde, por ejemplo, es una muy mala idea. La mitad de la semana (martes, miércoles y jueves) y a media mañana funcionan como los momentos más adecuados.
2. ¡Cuida tu presencia!
No os estáis viendo ‘en persona’, pero la imagen que transmitas seguirá impactando en la visión que tu interlocutor tiene de ti y de tu empresa. Hay que escoger con cuidado el espacio en el que se realizará la videoconferencia para que transmita una imagen profesional y apuntale los valores de marca de la empresa.
3. Prueba antes de salir al aire
Otra de las cinco claves para organizara una videoconferencia es cuidar el escenario en el que se realiza la videoconferencia implica también tener en cuenta que cumplirá con las condiciones básicas para que la experiencia sea buena. Esto es, no habrá ruido de fondo ni nada que distraiga a los convocados. Igualmente, esto implica probar el software y el hardware que se van a usar para confirmar que todo funciona a la perfección.
4. No está de más recordar nuestra cita
No se trata de ser pesados y molestos, sino simplemente de ayudar en la gestión de su tiempo a los participantes. Enviar un recordatorio a última hora del día anterior o a primera del día de la videoconferencia ayuda a asegurar que nadie se olvidará de la cita.
5. Grábala
Es una solución eficiente si no todos los miembros del equipo pueden participar: podrán acceder a esa información cuando tengan un hueco en la agenda.
Microsoft Teams, tecnología eficiente
Además de tener en cuenta todos estos puntos, también hay que partir de una solución eficiente. Teams, la solución de comunicaciones incluida en AWERTY Office 365, es en estos momentos la herramienta perfecta para organizar videoconferencias. Esta plataforma con tecnología Microsoft permite realizar chats, llamadas, videollamadas o trabajo en equipo de un modo fácil e intuitivo.
