Ventajas de IA en SharePoint: integración con Copilot y mucho más

¿Qué ventajas nos ofrece la IA en SharePoint? Desde el punto de vista del ecosistema Microsoft, es imposible no hablar de la integración con Copilot, su firme apuesta para revolucionar la manera de trabajar de las empresas. Pero, también, hay mucho más. En este post vamos a explicarte cómo puedes aprovecharlas en tu negocio.

Tal y como señala Microsoft a través de sus diferentes canales de comunicación, el uso de la IA por parte de las empresas tanto para llevar a cabo acciones como para extraer conocimientos clave radica en la comprensión. Y ese es sin duda un punto en el que Copilot está ahora mismo varios pasos por delante de otras tecnologías basadas en IA generativa.

Si nos centramos exclusivamente en SharePoint, es cierto que hay otras herramientas basadas en IA capaces de extraer contenido de manera eficiente. Copilot, en cambio, va un paso más allá: razona sobre ese contenido. Y lo hace de una manera amplia. Para ello, tiene en cuenta cuestiones como los metadatos, las páginas de intranet, los archivos de Office que puedan estar almacenados y, también, archivos encriptados con etiquetas de sensibilidad.

La capacidad de Copilot para interpretar los metadatos incluidos en los archivos almacenados en SharePoint es posiblemente su mayor ventaja con respecto a otras herramientas basadas en IA. Pero el resto de elementos que puede tener en cuenta a la hora de llevar a cabo esta interpretación tampoco resultan para nada desdeñables. Veamos ahora con un poco más de profundidad cómo aprovecha todos estos elementos.

Qué tienen que ver los metadatos con una mayor capacidad para aprovechar las ventajas de la IA

Antes que nada, tal vez conviene aclarar qué son los metadatos. La forma más simple y llana de definirlos es señalar que son datos acerca de los datos, valga la redundancia. En el caso concreto de SharePoint, para ser más exactos, consisten en información estructurada que describe o suplementa un archivo.

El hecho de contar con metadatos permite mejoras a nivel de descubrimiento de información, apoya la creación de flujos de trabajo y permite una mayor capacidad de automatización. En este sentido, resultan especialmente útiles a la hora de manejar catálogos de productos, recursos de marketing, contratos o documentos legales, entre otras posibilidades. Desde el principio, los agentes de IA creados en SharePoint contaban con esta capacidad de razonar acerca de metadatos que ahora tiene también Copilot.

Los grandes modelos de lenguaje son muy prácticos a nivel creativo. Aunque, algunas veces, las conocidas como alucinaciones de la IA pueden jugarnos malas pasadas precisamente por un exceso de creatividad. Los metadatos, en este sentido, funcionan a su vez como una suerte de guías que permiten obtener respuestas más precisas y plenamente repetibles. O, dicho de otra manera, si preguntas lo mismo no te contestará otra cosa, sino que obtendrás siempre respuestas precisas, veraces y en las que se puede confiar sin problema alguno.

El Knowledge Agent, por el momento en public preview, es otra capacidad de IA que podemos relacionar perfectamente también con los metadatos. En este caso, ofrece una serie de características potenciadas con IA diseñadas para canalizar el control de contenidos y aumentar las capacidades de Copilot. A grandes rasgos, combinan conocimiento organizacional previamente trabajado con IA avanzada, de tal manera que permite transformar SharePoint en un centro de conocimiento dinámico e inteligente. Para, de esta manera, darle a tu empresa una ventaja a nivel competitivo. Por supuesto, entre otras funcionalidades, puede ayudarte a cumplimentar debidamente los metadatos de la información almacenada en SharePoint, tal y como puedes ver en la imagen que se muestra bajo estas líneas.

Otros recursos de SharePoint que también tiene en cuenta Copilot para razonar sobre los datos

La capacidad para aprovechar los metadatos de los archivos almacenados en SharePoint para razonar sus respuestas es quizás la capacidad más detacada de Copilot. Pero, desde luego, no es la única que le permite desplegar sus características de razonamiento para darnos respuestas.

Así, por ejemplo, Copilot puede razonar también acerca de páginas de intranet creadas con SharePoint para sacar a la luz contexto y respuestas muchas veces aparentemente ocultas a simple vista. Gracias, en este caso, al hecho de que muchas organizaciones aprovechan estas páginas para volcar en ellas información crucial sobre programas, políticas o proyectos. Incluso, puedes pedirle a Copilot que cree estas páginas directamente desde Copilot Chat, tal y como puedes ver en la animación que se encuentra bajo estas líneas. Para ello, hay que mencionar al agente de creación de páginas con la fórmula @SharePoint page agent antes de plantear nuestra petición.

También, cómo no, Copilot puede razonar acerca de los archivos de Office que estén almacenados en SharePoint. Incluso, con la capacidad de entender tanto la imagen como el texto correspondiente al manejar presentaciones de PowerPoint o archivos de Word, por ejemplo. El objetivo, en todo momento, es ofrecer respuestas lo más completas y precisas que sea posible.

Copilot, incluso, cuenta con la capacidad de razonar acerca de archivos encriptados con etiquetas de sensibilidad de manera más profunda y segura en comparación con otras herramientas de IA. O, dicho de otra manera, puede ofrecer información valiosa acerca del contenido más sensible y protegido que pueda tener tu empresa, manteniendo en todo momento el cumplimiento y respetando los controles de acceso a la información.

Finalmente, también merece la pena mencionar que, además de crear páginas de SharePoint, como ya hemos señalado anteriormente, Copilot también puede crear listas desde Copilot Chat. En este caso, hay que mencionar al agente de listas con la fórmula @SharePoint list agent antes de proceder a lanzar la petición concreta que deseemos. Así puedes comprobarlo en la animación que puedes ver a continuación.

Nuevo webinar: «Mejora la colaboración con las listas y aprobaciones inteligentes de SharePoint»

A nivel de ventajas de IA en SharePoint, además, también merece mucho la pena mencionar las listas y aprobaciones inteligentes. A grandes rasgos, son funciones que aprovechan la integración con Microsoft Power Automate y la IA para mejorar la gestión de datos y flujos de trabajo. Y, de esta manera, permiten mejorar a su vez también la colaboración.

Las listas inteligentes, más concretamente, incorporan capacidades avanzadas para organizar, filtrar y automatizar datos. Así, permiten usar plantillas predefinidas, crear columnas calculadas y reglas para validar datos, generar formatos condicionales para resaltar información importante e integrarse con Power Automate para crear flujos automáticos. Como, por ejemplo, en este último caso, enviar una alerta cuando se agrega un nuevo elemento.

Las aprobaciones inteligentes, por su parte, son flujos de aprobación automatizados que se configuran desde Power Automate y se integran con listas o bibliotecas de SharePoint. A nivel de características, podemos definir las siguientes:

• Permiten definir quién aprueba, en qué orden y bajo qué condiciones.
• Habilitan el uso de condiciones dinámicas. Como, por ejemplo, requerir aprobación adicional si se supera un importe económico determinado.
• Pueden enviar notificaciones automáticas a través de Teams, el correo o mensajes de móvil.
• Incluyen historial y seguimiento de todas las aprobaciones.

¿Quieres saber más acerca de ellas? Apúntate al webinar «Mejora la colaboración con las listas y aprobaciones inteligentes de SharePoint» que tendrá lugar el próximo 22 de enero y te mostraremos también cómo aprovecharlas con algunos ejemplos prácticos.

¿Tienes alguna duda o pregunta? Ponte en contacto con nosotros

A lo largo de este post te hemos comentado las ventajas de IA que puedes aplicar en SharePoint sobre todo por medio de la tecnología Copilot. No obstante, si tienes alguna duda o pregunta que desees plantearnos, puedes ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de darte todas las respuestas que necesites. Sin compromiso.

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